10 نکته و ترفند کابردی مایکروسافت ورد (Microsoft Word)

برنامه Microsoft Word یکی از ویرایشگرهای متن محبوب کاربران است. نرم افزار مایکروسافت ورد با وجود ویژگی‌های بسیاری که دارد، ممکن است پیچیده به نظر برسد. نکته، ترفند و میانبرهای مخفی زیادی در آفیس مایکروسافت ورد وجود دارد که ویرایش کردن متن را آسان‌تر می‌کند. در این مقاله، چند ترفند کاربردی و طلایی وجود دارد که فکر می‌کنم هنگام استفاده از این برنامه، به شما کمک خواهند کرد.

آفیس 365 بهترین انتخاب برای افراد و تیم‌های کاری است. برای خرید آفیس 365، کلیک کنید

نکته و ترفند کاربردی مایکروسافت ورد (Microsoft Word)

چند نکته و ترفند درباره مایکروسافت ورد وجود دارد که باعث بهبود تجربه کاربری می‌شوند که برخی از آن‍ها عبارتند از:

1. انتخاب عمودی از متن
2. فاصله بین خطوط پیش فرض
3. تغییر محل ذخیره پیش فرض
4. تغییر فونت پیش فرض
5. جابه جایی ردیف‌ در جدول
6. تغییر سریع فاصله خطوط
7. اضافه کردن سریع حاشیه (Border) به پاراگراف‌ها
8. پیدا کردن فرمت خاص
9. ادغام فرمت هنگام پیست کردن در کل اسناد
10. کپی فقط قالب بندی

در ادامه به شرح هر یک از موارد بالا، خواهیم پرداخت.

1. انتخاب عمودی از متن

معمولاً کاربران یک کاراکتر، یک کلمه، یک جمله یا یک پاراگراف را انتخاب می‌کنند. همه این انتخاب‌ها، انتخاب‌های افقی هستند. گاهی اوقات ممکن است نیاز به انتخاب یک بخش به صورت عمودی داشته باشیم. به عنوان مثال، اگر متن شما در ابتدای هر خط، با یک عدد شروع می‌شود، ممکن است بخواهید فقط اعداد را انتخاب کنید تا آن‌ها را یکجا، حذف کنید (شکل زیر را ببینید).

اگر می‌خواهید یک متن را به صورت افقی انتخاب کنید،مراحل زیر را دنبال کنید:

1. کلید ALT را فشار دهید.
2. برای کشیدن و انتخاب، کلیک کنید.
3. به یاد داشته باشید که قبل از رها کردن ماوس، کلید ALT را رها کنید، در غیر این صورت، گفتگوی Research باز می‌شود.
   • کاربردهای مختلف انتخاب‌های عمودی را بررسی کنید و به ما بگویید که از این ویژگی، چه استفاده‌هایی کردید.

2. فاصله بین خطوط پیش فرض

اکنون فاصله بین خطوط پیش فرض در برنامه مایکروسافت ورد، 1.15 است در مقابل، در Microsoft Word 2003 عدد 1 بوده است. مایکروسافت فاصله خطوط را تغییر داده است تا متن شما، خواناتر شود. اگر می‌خواهید فاصله خطوط پیش فرض، عدد 1 باشد، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در حالی که در تب Home هستید، روی دکمه Normal quick style، کلیک راست کرده و Modify را انتخاب کنید.
2. در لیست Format که ظاهر می‌شود، گزینه Paragraph را انتخاب کنید.
3. در قسمت Spacing، فاصله خطوط را از «1.15» به «1» تغییر دهید.
   
4. روی گزینه OK، کلیک کنید.
5. کادر مقابل «New documents based on this template» را علامت بزنید.
6. روی OK کلیک کنید.

3. تغییر محل ذخیره پیش فرض

به طور پیش فرض، وقتی برای اولین بار کلیدهای CTRL+S را در نرم افزار ورد فشار می‌دهید، پوشه Documents را باز می‌کند. اگر فکر می‌کنید این موضوع شما را آزار می‌دهد، می‌توانید محل ذخیره پیش فرض فایل‌ها را به مکان دیگری که معمولاً اسناد خود را در آنجا ذخیره می‌کنید، تغییر دهید.

1. بر روی File، کلیک کنید.
2. بر روی Options، کلیک کنید.
3. در سمت چپ پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، روی Advanced کلیک کنید.
4. در قسمت سمت راست پنجره، به سمت پایین اسکرول کنید تا به دکمه ای برسید که نوشته است “File Locations“.
5. گزینه Documents را انتخاب کرده و روی Modify کلیک کنید.
   
6. در دیالوگ باکس Save File که ظاهر می‌شود، مسیر جدید را وارد یا انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Save File، بسته شود.
7. روی OK کلیک کنید تا پنجره بسته شود.

4. تغییر فونت پیش فرض

فونت پیش فرض اسناد جدید در ورد، Calibri است. اگرچه این فونت برای مشاهده متن در آن لحظه و درون برنامه خوب است، اما هنگام چاپ، مشکلاتی را ایجاد می‌کند. ممکن است که شما از قلم Times New Roman یا Arial برای کارهای چاپی خود، استفاده کنید. یک روش برای انجام این کار، این است که هر بار پس از تایپ سند، فونت را به صورت دستی تغییر دهید. اما پس از آن، شامل فرمت و قالب بندی مجدد سند، می‌شود. روش دیگر، تغییر فونت پیش فرض در Word است. برای انجام این روش، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. روی دکمه Normal quick style در تب Home، کلیک راست کنید.
2. روی Modify کلیک کنید.
3. در کادر محاوره‌ای که ظاهر می‌شود، روی «Format…» کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود و فونت را انتخاب کنید.
4. در دیالوگ باکس Font، فونتی که می‌خواهید برای هر سند استفاده کنید را انتخاب کنید.
   
5. هر تغییر دیگری را که می‌خواهید، انجام دهید، مانند اندازه فونت و غیره.
6. روی OK کلیک کنید.
7. گزینه “New documents based on this template” را انتخاب و کلیک کنید.
8. برای بستن کادر محاوره ای Modify روی OK، کلیک کنید.

5. جا‌به‌جایی ردیف‌ در جدول

گاهی اوقات وقتی مشغول کار کردن بر روی یک جدول هستید، ممکن است بخواهید یک یا چند ردیف از جدول را بدون نیاز به تغییر قالب بندی آن به بالا یا پایین حرکت دهید. یک روش برای انجام این کار، کپی-پیست است اما این کار، فرمت و قالب بندی جدول را به خطر می اندازد.

روش دیگر استفاده از کلیدهای جهت دار «ALT+SHIFT+UP» برای جابجایی یک ردیف به بالا است. به عنوان مثال، برای حرکت دادن کل یک ردیف به سمت پایین، از کلید و فلش‌های «ALT+SHIFT+DN» استفاده کنید. توجه داشته باشید که قبل از اینکه بتوانید آن را با استفاده از کلیدهای «ALT+SHIFT+Arrow» حرکت دهید، باید ردیف مورد نظر را انتخاب کنید. با استفاده از این روش، مطمئن می شوید که قالب بندی به هم نخورد.

6. تغییر سریع فاصله خطوط

گاهی اوقات نیاز است که فاصله خطوط بین پاراگراف‌های مختلف را تغییر دهید. این‌ها کلیدهای میانبر هستند که می‌توانید از آنها استفاده کنید:

• CTRL + 1 –> تغییر فاصله خطوط به 1
• CTRL + 2 –> تغییر فاصله خطوط به 2
• CTRL + 5 –> تغییر فاصله خطوط به 1.5

توجه داشته باشید که فقط باید مکان نما را روی پاراگراف مورد نظر، قرار دهید. لازم نیست پاراگراف را انتخاب کنید.

7. اضافه کردن سریع حاشیه (Border) به پاراگراف‌ها

اگر می‌خواهید به برخی از پاراگراف‌ها حاشیه اضافه کنید، می‌توانید از دیالوگ باکس «Borders and Shading» استفاده کنید. اما اگر نیاز شما فقط اضافه کردن مرز پایین به متن یا پاراگراف است، می‌توانید این کار را با اضافه کردن سه کاراکتر خاص و زدن Enter، انجام دهید.

• ۳ بار علامت – (هایفن) را فشار دهید. سپس کلید Enter را فشار دهید تا یک آندرلاین ۳ / ۴ نقطه‌ای، رسم کنید.
• ۳ بار علامت _ (آندر لاین) را فشار دهید. سپس کلید Enter را فشار دهید تا یک مرز زیر 1.5 نقطه‌ای، رسم کنید.
• ۳ بار علامت ~ (tilde) را فشار دهید. سپس کلید Enter را فشار دهید تا یک خط زیر خط زیگزاگ، بکشید.
• ۳ بار علامت * (ستاره) را فشار دهید. سپس کلید Enter را فشار دهید تا یک خط مرزی نقطه چین، بکشید.
• ۳ بار علامت = (مشاوی) را فشار دهید. سپس کلید Enter را فشار دهید تا یک خط مرزی دوتایی زیر خط، بکشید.

8. پیدا کردن فرمت خاص

می توانید متنی را پیدا کنید که فرمت خاصی دارد. به عنوان مثال، می توانید متن یا متن هایلایت شده‌ای را پیدا کنید که فونت آن Times New Roman است. همچنین می‌توانید به دنبال متن بولد یا ایتالیک بگردید. وقتی از گزینه Find استفاده می‌کنید، گزینه‌های بیشتری وجود دارد.

• CTRL+F را فشار دهید تا پنجره Find باز شود. در Word در سمت چپ پنجره ظاهر می‌شود.
• روی مثلث رو به پایین کنار ذره بین، کلیک کنید. سپس روی Advanced Find کلیک کنید.
• در کادر گفتگوی Find که ظاهر می‌شود، روی More، کلیک کنید.
• در زیر Format، می‌توانید گزینه‌های زیادی را مشاهده کنید.
  
• هنگامی‌که چیزی را انتخاب می‌کنید، در زیر کادر متنی “Find What” ظاهر می‌شود. وقتی روی Find Next کلیک می‌کنید، بدون اینکه چیزی در کادر متنی «Find What» وارد کنید، به دنبال فرمتی که انتخاب کرده‌اید، می‌گردد. برای مثال، می‌توانید Font را انتخاب کنید و در کادر محاوره‌ای Font، یک فونت و ویژگی‌های آن (پررنگ، مورب و غیره) را انتخاب کنید.

9. ادغام فرمت هنگام پیست کردن در کل اسناد

وقتی‌که شما چیزی را از سند دیگری کپی می‌کنید و آن را در سند فعلی، پیست می‌کنید، می‌خواهید متن کپی شده با قالب بندی سند فعلی، مطابقت داشته باشد. در حالی که می‌توانید هر بار که متنی را از اسناد دیگر به سند فعلی کپی می‌کنید، به‌صورت دستی قالب‌بندی کنید، همچنین می‌توانید پیست پیش‌فرض را برای ادغام قالب‌بندی تنظیم کنید تا متن کپی‌شده از منابع دیگر، قالب‌بندی سند فعلی را به دست آورد.

1. برای تنظیم قالب بندی پیش فرض، روی مثلث رو به پایین در زیر قسمت Paste در تب Home، کلیک کنید.
2. روی Set Default Paste، کلیک کنید.
3. در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، ادغام مقصدها را در دو گزینه زیر، انتخاب گنید:
   • Pasting in the same Document (هنگام چسباندن در همان سند)
   • Pasting between Documents (هنگام چسباندن بین اسناد)
     
4. روی OK کلیک کنید تا پنجره بسته شود.

10. کپی فقط قالب بندی

گاهی اوقات ممکن است بخواهید قالب بندی موجود را از یک قسمت از سند خود در قسمت دیگری اعمال کنید. برای این منظور، نرم افزار Format Painter را دارید. استفاده از Format Painter می‌تواند هنگام برخورد با اسناد طولانی، کمی آزاردهنده باشد. در اینجا روش دیگری وجود دارد که استفاده از آن، آسان‌تر است.

1. CTRL+SHIFT+C را به جای CTRL+C، فشار دهید. با این کار فقط قالب بندی، کپی می‌شود و متن، باقی می‌ماند.
2. به مقصدی که قالب بندی قرار است در آن اعمال شود بروید.
3. متنی را انتخاب کنید که قرار است قالب بندی روی آن اعمال شود.
4. CTRL + SHIFT + V را فشار دهید تا قالب بندی را در قسمت انتخابی، بچسبانید.

در بالا چند نکته و ترفند مایکروسافت ورد (Microsoft Word) گفته شد که کار شما را برای کار با این ویرایشگر، آسان‌تر می‌کند. اگر چیزی برای به اشتراک گذاشتن دارید، لطفا از بخش نظرات، استفاده کنید.

برای اطمینان از اورجینال بودن لایسنس و مناسب ترین قیمت‌ها، آفیس اورجینال را از باماسافت خریداری نمایید.

ممنون که تا انتهای مقاله نکته و ترفند کاربردی مایکروسافت ورد (Microsoft Word)، همراه ما بودید. لطفاً سؤالات و نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها، باما در میان بگذارید.

• منبع: thewindowsclub