9 نکته کلیدی برای مدیریت و سازماندهی فایل‌ ها در ویندوز

سازماندهی فایل‌ها در رایانه می‌تواند مشکل باشد. اگر حواستان نباشد، فایل‌ها و پوشه‌های شما می‌توانند به یک بازار شام تبدیل شوند پر از آشفتگی هستند که پیدا کردن آنچه نیاز دارید را بسیار دشوار سازد. به همین دلیل است که این روش های مدیریت فایل ها در ویندوز را گردآوری کرده ایم. هیچ راه کاملی برای مدیریت فایل های کامپیوتری وجود ندارد اما این نکات، به شما کمک می کند تا از هرج و مرج جلوگیری و نظم ایجاد کنید.

1. فایل‌هایی را که استفاده نمی‌کنید حذف کنید

به احتمال زیاد، داده‌های زیادی در رایانه خود دارید که به آنها نیاز ندارید. اولین قدم شما باید یافتن و حذف این موارد باشد؛ زیرا سازماندهی فایل‌های که نمی‌خواهید، هیچ فایده‌ای برایتان ندارد. مرتب کردن درایورهای خود، راه را برای داده‌های جدید باز کنید.

2. گروه بندی فایل ها در پوشه ها

پوشه‌‎ها بخش مهمی از یک سازماندهی منظم هستند. آنها به شما این امکان را می‌دهند که فایل‌ها را در مجموعه‌های منطقی، گروه‌بندی کنید.

به طور پیش فرض، ویندوز دارای کتابخانه‌هایی مانند Documents و Pictures است که می‌توانید از آنها استفاده کنید. در File Explorer، کلیک راست کرده و New > Folder را انتخاب کنید تا پوشه‌ای را که نیاز دارید، بسازید.

برای مدیریت فایل‌ها در ویندوز، شما می‌توانید بر اساس نیازتان آن پوشه‌ها را بسازید. به عنوان مثال، آیا می‌خواهید پوشه تصاویر خود را بر اساس رویداد، افراد، مکان یا چیز دیگری تقسیم بندی کنید؟ آیا می خواهید اسناد شما از دیگر موارد، جدا شوند؟

همچنین شما می توانید پوشه‌ ای در پوشه ایجاد کنید. با این اوصاف، سعی کنید سلسله مراتب را خیلی عمیق نیز نکنید؛ در غیر این صورت وقتی سعی می کنید چیزی را پیدا کنید، مدام روی پوشه‌ها کلیک می‌کنید.

3. برای نامگذاری فایل ها قراردادی را تعیین کنید

بهترین کار این است که یک قرارداد نامگذاری ثابت برای پوشه‌ها و فایل‌ها، داشته باشید. بدون نیاز به باز کردن آن باید مشخص باشد که داخل آن چیست اما باید نام آنها نسبتاً مختصر نیز باشد.

فراموش نکنید که File Explorer می تواند بسیاری از متادیتاهای عالی را به شما، نشان دهد. در نوار ابزار بالای File Explorer به View > Add columns بروید. در اینجا می توانید ستون هایی مانند تاریخ اصلاح، نوع و نویسندگان اضافه کنید. این بدان معناست که شما لزوماً نیازی به گنجاندن این اطلاعات در نام فایل، ندارید.

چند توصیه کلی:

• هنگام استفاده از اعداد متوالی در ابتدای نام‌ها، برای کمک به مرتب‌سازی، با صفر (مثلاً 001، 002) قبل از نام ها استفاده کنید.
• اطمینان حاصل کنید که املا و نگارش کلمات را دقیق و به درستی بنویسید تا در هنگام جستجو به مشکل برنخورید.
• از کلمات اختصاری، استفاده نکنید. ممکن است در آن زمان منطقی باشند اما احتمالاً منظور آنها را فراموش خواهید کرد.

برای انجام این تغییرات میتوانید از ابزاری مانند Bulk Rename Utility استفاده کنید.

4. دسترسی سریع به پوشه ها و فایل ها

سازماندهی فایل‌ها در پوشه‌ها و دسته بندی آن ها برای اینکه پیدا کردنشان راحت تر باشد، بسیار خوب است اما باید توجه کنید که خود ویندوز نیز دارای جستجوی قدرتمندی است. به سادگی می توانید منوی استارت را باز کنید؛ شروع به تایپ کنید و همه چیز در رایانه شما، اسکن می شود.

می‌توانید پوشه هایی که بیشتر اوقات به آن ها نیاز دارید را در منوی استارت، پین کنید. برای انجام این کار، کلیک راست کرده و Pin to Start را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید پوشه را روی نوار وظیفه یا تسکبار (taskbar) خود بکشید تا آن را در آنجا پین کنید. سپس روی نماد File Explorer، کلیک راست کرده و در قسمت Pinned ظاهر می شود.

در نهایت، می‌توانید File Explorer را تنظیم کنید تا دید کلی بهتری از داده‌های خود، داشته باشید. در قسمت بالا به تب View بروید. در اینجا می توانید مرتب‌سازی بر اساس متدهای مختلف را انتخاب کنید؛ صفحه جزئیات را فعال کنید؛ Layout را تغییر دهید و بسیاری موارد دیگر. شما می توانید برای هر پوشه این کار را انجام دهید. به عنوان مثال، Large icons برای پوشه عکس‌ها، بسیار خوب است؛ در حالی که List برای اسناد، بهتر جواب می‌دهد.

5. از فضای ابری استفاده کنید

اگر فایل‌هایی هست که با دیگران به اشتراک می‌گذارید یا مجبور به جابجایی مداوم آنها در دستگاه‌های مختلف هستید، این کار ممکن است برایتان اذیت کننده باشد. این کار باعث می‌شود که احتمالاً یک فایل را در چند جا، کپی کرده باشید.

یک راه عالی برای غلبه بر این موضوع، استفاده از یک ارائه دهنده فضای ذخیره سازی ابری رایگان است. این سرویس‌ها چندین گیگابایت فضا در اختیار شما قرار می‌دهند تا داده‌های خود را ذخیره کرده و آن‌ها را در همه دستگاه های خود، همگام‌سازی کنید.

سرویس‌های خوبی مانند وان درایو (OneDrive) و گوگل درایو (Google Drive) مستقیماً با فایل اکسپلورر (File Explorer)، ادغام می‌شوند تا بتوانید همه فایل‌ها را از یک مکان، مدیریت کنید. با این کار مدیریت فایل ها در ویندوز بسیار راحتت تر، خواهد شد.

6. موارد تکراری را حذف کنید و از میانبرها استفاده کنید

داشتن چند نسخه از یک فایل، می‌تواند بسیار آزاردهنده باشد. این اتفاق باعث هدر رفتن فضای ذخیره‌سازی می‌شود. به همین دلیل بهتر است از برنامه‌ای مانند dupeGuru استفاده کنید که رایانه شما را برای پیدا کردن فایل‌های تکراری، اسکن می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا آنها را حذف کنید.

کپی از فایل‌ها، اغلب زمانی ایجاد می‌شوند که در مکان‌های مختلف ذخیره می‌شوند. این کار را انجام ندهید. در عوض، از میانبرها و shortcut استفاده کنید. در داخل پوشه، کلیک راست کرده و New > Shortcut را انتخاب کنید.

7. از برنامه‌های یادداشت برداری، استفاده کنید

اگر از آن دسته افرادی هستید که اغلب به یادداشت کردن موارد و چیزهای مختلف می پردازید، پس فایل‌های متنی را سرگردان در رایانه خود، رها نکنید. می‌توانید از استیکی نوت یا یادداشت های چسبنده استفاده کنید. استفاده از یک برنامه یادداشت برداری مانند OneNote، Evernote یا امثالهم برای نوشتن یادداشت را در نظر بگیرید.

اکثر این برنامه ها به شما این امکان را می دهند تا به صورت محلی و آنلاین ذخیره کنید. بهتر است از این برنامه ها استفاده کنید تا همه چیز در یک مکان نگه‌داری شود.

8. در صورت لزوم فایل های قدیمی را بایگانی کنید

برخی از افراد دوست دارند یک پوشه بایگانی در رایانه خود، ایجاد کنند و فایل های قدیمی را در آن بریزند اما این درست مانند جارو کردن همه چیز در زیر فرش است. یک آرشیو مناسب برای ذخیره فایل‌هایی طراحی شده است که دیگر نیازی به دسترسی منظم به آنها ندارید اما همچنان باید نگه دارید. معمولاً از درایو اصلی شما، جدا نگهداری می شود و همچنین می توانید از راه حل های ذخیره سازی کندتر و ارزان تری نیز استفاده کنید.

برای اطلاع از تاریخچه یک فایل، روی آن کلیک راست کرده و Properties را انتخاب کنید. در اینجا می توانید ببینید که چه زمانی فایل ایجاد شده، تغییر داده شده است و چه زمانی مورد دسترسی، قرار گرفته است.

گروه‌بندی سریع فایل ها بر اساس تاریخ تغییر آن‌ها، آسان است. در File Explorer، روی کادر جستجو در بالا سمت راست، کلیک کنید و سپس از منوی کشویی Date modified در نوار، استفاده کنید. شما می توانید این پارامتر را با رشته های جستجوی دیگر، گره بزنید. به عنوان مثال، می توانید فایل‌های DOC را که آخرین بار در سال 2021 اصلاح شده‌اند، جستجو کنید.

9. به برنامه ریزی و سازماندهی خود، پایبند باشید

به برنامه‌ریزی خود، پایبند باشید. ذخیره سریع یک فایل با نامگذاری تصادفی و ذخیره آن بر روی دسکتاپ، می تواند بسیار راحت‌تر از جابجایی آن باشد اما راه های بسیار بهتری برای ذخیره فایل های شما در دسکتاپ وجود دارد.

هنگام ایجاد یا ذخیره یک فایل جدید، کمی وقت بگذارید و نام خوبی برایش انتخاب کنید و آن را در پوشه مناسب قرار دهید. به خاطر این کار در آینده از خود تشکر خواهید کرد.

فایل‌های خود را به صورت خودجوش سازماندهی کنید

این ها روش هایی برای مدیریت فایل ها در ویندوز بودند. مطمئناً این نکات به شما کمک می‌کند تا پایه‌ای عالی برای سازماندهی فایل‌های خود، ایجاد کنید. بعد از انجام این کارها، فایل‌های مورد نظر خود را به راحتی پیدا خواهید کرد.

اگر کمک بیشتری می‌خواهید، برنامه‌هایی مانند PhotoMove و TagScanner وجود دارند که می توانید برای سازماندهی خودکار فایل‌های ویندوز خود، از آن ها استفاده کنید.

برای اطمینان از اورجینال بودن لایسنس و مناسب ترین قیمت ها، لایسنس ویندوز 10 و, ویندوز 11 را از باماسافت خریداری نمایید.

ممون که تا انتهای مقاله مدیریت فایل ها در ویندوز، همراه ما بودید. لطفاً سؤالات و نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها، باما در میان بگذارید.