مزایای استفاده از مایکروسافت 365 در سازمان ها

نقش فناوری اطلاعات در چند سال گذشته به طور چشمگیری تغییر کرده است؛ زیرا جهان به سمت کار ترکیبی می رود. امروزه رهبران فناوری اطلاعات به دنبال کاهش هزینه های سازمان و افرایش بهره وری کارمندان خود هستند که بعضاً نیازمند به مجموعه‌ای پیچیده از ابزارها و راه‌حل‌ها برای پشتیبانی و مدیریت می‌شوند. یکی از مزایای مایکروسافت 365 (آفیس 365) این است که قابلیت‌های مورد نیاز سازمان‌ها را به صورت ایمن و یکپارچه با قدرت داده و هوش مصنوعی گرد هم می‌آورد تا به افراد کمک کند بهتر و هوشمندتر کار کنند.

برای خرید و نصب آسان لایسنس آفیس 365 کلیک کنید.

توانایی کار از راه دور

70٪ از متخصصان حداقل یک روز در هفته از راه دور کار می کنند، و 53٪ حداقل نیمی از هفته را به صورت دور کاری مشغول به کار هستند. بنابراین هرچه تعداد بیشتری از مشاغل سیاست های کار از راه دور را اتخاذ کنند، بسیار مهم است که شما به عنوان یک متخصص بتوانید به با همکاران خود به صورت مجازی در ارتباط باشید.

یکی از مزایای مایکروسافت 365 این است که به کاربران اجازه می دهد تا زمانی که به اینترنت متصل هستند، از هر نقطه ای با تیم خود همکاری کنند. از آنجایی که آفیس 365 کاملاً مبتنی بر ابر است، ایمیل ها، فایل ها و برنامه های آفیس (مانند Word، PowerPoint و Excel) از هر مکان و هر دستگاهی قابل دسترسی هستند. این امر به ویژه برای شرکت هایی که کارمندان زیادی دارند و از راه دور کار می کنند یا اغلب سفر می کنند مفید است.

ویژگی های امنیتی پیشرفته

ایمن نگه داشتن داده ها یک اولویت برای هر کسب و کار است. یکی از مزایای اصلی داشتن یک نرم افزار مبتنی بر اشتراک مانند Office 365 Business Premium این است که از آنجایی که به طور مداوم به روز می شود، همیشه آخرین پچ های امنیتی را بدون نیاز به به روز رسانی دستی یا خرید افزونه ها خواهید داشت.

به علاوه، با خرید Office 365 Business Premium ، رمزگذاری داده‌ها را هم در حالت استراحت و هم در حین انتقال، احراز هویت چند عاملی اجباری برای کاربران، اقامت داده‌های مبتنی بر منطقه، و محافظت از ایمیل‌های فیشینگ از طریق Outlook دریافت خواهید کرد. این ویژگی‌ها و مزایای آفیس 365 می‌تواند خیالتان را راحت کند که داده‌هایتان حتی با دسترسی کارمندان از مکان‌ها و دستگاه‌های مختلف، ایمن می‌مانند.

دسترسی به فایل ها در هر کجا

Office 365 به سازمان ها اجازه می دهد تا تمام فایل ها را در فضای ابری ذخیره کنند. این بدان معنی است که کارکنان می توانند در هر دستگاهی، از هر مکانی با اتصال به اینترنت به فایل ها دسترسی داشته باشند. برای سازمان‌هایی که کار با موبایل ضروری است، دسترسی به همه برنامه‌ها و فایل‌هایی که در خارج از دفتر کار نیاز دارید بسیار ارزشمند است.

قابلیت ذخیره سازی و اشتراک گذاری فایل

یکی دیگر از مزایای مایکروسافت 365 برای کسب و کارها، قابلیت ذخیره سازی و اشتراک گذاری فایل ها است. با داشتن OneDrive، بدون توجه به دستگاهی (ویندوز، مک، اندروید یا iOS) که از آن استفاده میکنید، می توانید به همه فایل های خود دسترسی داشته باشید، همچنین می‌توانید به‌طور امن فایل‌ها را در داخل و خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارید، به این معنی که همکاران یا مشتریان به طور یکسان می‌توانند به اطلاعاتی که برای ادامه کسب و کار نیاز دارند دسترسی داشته باشند.

سپس، با شیرپوینت، می‌توانید اسناد، فایل‌ها و برنامه‌ها را از طریق پورتال‌های امن به اشتراک بگذارید و مدیریت کنید تا کار گروهی و همکاری را افزایش دهید. چه دو کارمند از راه دور روی یک پروژه با هم کار می کنند یا شما در حال ارسال محتوا با یک مشتری برای ویرایش و تأیید هستید، شیرپوینت از طریق Office 365 این کار را ساده می کند.

مزایای ایمیل آفیس 365

با Outlook 365 for Business، ایمیل‌ها، تقویم‌ها و اطلاعات تماس شما به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند تا به‌روزترین نسخه‌ها از هر دستگاهی که وارد آن می‌شوید قابل دسترسی باشد. به‌علاوه، می‌توانید هر ایمیل را با ایجاد یک قالب سفارشی، از جمله تصاویر، و استفاده از نام دامنه خود سفارشی کنید و تمام ایمیل‌هایی را که برای نگهداری نیاز دارید با 100 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ذخیره کنید.

Outlook 365 for Business با یک مرکز مدیریت ساده، به شما امکان می دهد ایمیل های کاربر جدید را تنظیم کنید، حساب های حذف شده را بازیابی کنید، اسکریپت های سفارشی ایجاد کنید. همچنین حفاظت ضد بدافزار و فیلتر ضد هرزنامه می تواند به محافظت از کسب و کار شما و کارمندان در برابر تهدیدات ایمیلی مانند طرح های فیشینگ کمک کند تا اطلاعات ارزشمند شما را ایمن و ایمن نگه دارد.

کاهش هزینه های نرم افزاری

یکی از بزرگترین مزیت های مایکروسافت 365 این است که می تواند به کسب و کار شما در صرفه جویی هزینه های نرم افزاری کمک کند. از آنجایی که هر کارمند بر اساس نقش شغلی یا مجوز امنیتی خود به یک سطح نرم افزار نیاز ندارد، می توانید برنامه ها را در صورت نیاز، ترکیب و مطابقت دهید.

برای مثال، می‌توانید از Office 365 Business Premium یا Office 365 Enterprise E3 برای کاربران رده بالا مانند مدیرات که به قابلیت‌های اضافی نیاز دارند، استفاده کنید. سپس، کارمندان رده‌بندی شما می‌توانند از طرح های ارزان‌تر مانند Office 365 Business Essentials استفاده کنند. این امر شما را از پرداخت هزینه بیشتر برای تمام ابزارهای اضافی که هرگز نیازی به استفاده از آن‌ها ندارند، نجات می‌دهد.

همکاری تجاری کارآمد

اگر تعداد زیادی کارمند دارید که به صورت دورکاری مشغول به کار هستند، و همه اعضای تیم از یک مکان کار نمی کنند، همکاری بین پرسنل ممکن است آسیب ببیند. برای داشتن یک تعامل مناسب و از راه دور، کارمندان شما به ابزارهای مدرن همکاری نیاز خواهند داشت که طوفان فکری، کار با هم روی یک پروژه یا بررسی ویرایش‌ها و تأییدیه‌ها از راه دور و در زمان واقعی را ممکن می‌سازد.

از آنجایی که مایکروسافت 365 یک سرویس مبتنی بر اشتراک است که از ویژگی‌های اتصال آنلاین استفاده می‌کند، و ویژگی‌های همکاری آن با در نظر گرفتن کارمندان از راه دور طراحی شده است. برای مثال، با Office 365 Business Premium، کارمندان شما می‌توانند از Microsoft Teams، که مرکز همکاری همه‌جانبه مایکروسافت است، استفاده کنند. کاربران می‌توانند به طور همزمان روی اسناد آنلاین کار کرده و آن‌ها را ویرایش کنند، یادداشت‌ها را به اشتراک بگذارند و ویرایش‌ها را در زمان واقعی مرور کنند، و به کنفرانس‌های صوتی یا تصویری بپیوندند تا درباره تغییرات بحث کنند یا تأییدیه‌ها را بدهند.

کار بیشتر در زمان کمتر

یک مطالعه جدید از Total Economic Impact درباره Microsoft 365 Enterprise E3 منتشر شده است که نشان می دهد استفاده از Microsoft 365 Enterprise E3، باعث صرفه جویی 1500 دلاری سازمان ها به ازای هر کاربر در سال با بازگشت سرمایه 205 درصد و دوره بازپرداخت کمتر، می شود. این گزارش سه راه را که سازمان ها می‌توانند هزینه و پیچیدگی را با Microsoft 365 کاهش دهند، شرح می‌دهد:

1. راه حل های اضافی را حذف کنید. سازمان ها می‌توانند با خرید Microsoft 365 Enterprise E3، هزینه‌های خرید لایسنس خود را به طور متوسط تا 55 دلار در ماه کاهش دهند.
   Microsoft 365 می‌تواند به شما در برقراری ارتباطات، چت و همکاری، اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت اندپوینت، ایمیل، ذخیره‌سازی، مدیریت دستگاه تلفن همراه، مدیریت هویت و دسترسی، حفاظت از اطلاعات و برچسب‌گذاری کمک کند. با خرید آفیس 365 اینترپرایز شما به تمامی این ویژگی ها درسترسی خواهید داشت و نیازی به خرید لایسنس سایر نرم افزار ها وجود ندارد.
2. مدیریت فناوری اطلاعات را ساده کنید. سازمان ها می‌توانند با خرید Microsoft 365 Enterprise E3، زمان صرف شده برای استقرار و مدیریت نرم افزار جدید را با استفاده از Microsoft Azure Active Directory و Microsoft Intune تا 25 درصد کاهش دهند. زمان های پیکربندی endpoint را با استفاده از Windows Autopilot تا 75 درصد کاهش دهید. همچنین زمان مورد نیاز برای راه‌اندازی یک نرم‌افزار جدید را نیز کاهش دهید.
3. از نیروی کاری خود به صورت دیجیتالی محافظت و پشتیبانی کنید. در نهایت، با خرید خرید Microsoft 365 Enterprise E3، سازمان ها می‌توانند از طریق بهبود بهره‌وری، به طور متوسط 60 ساعت در سال از تایم کاری کاربران صرفه‌جویی کنند. سایر مزایای مایکروسافت 365 شامل کاهش 25 درصدی هزینه های رفت آمد و همچنین کاهش قابل توجه خطر نقض امنیتی با استفاده از خط مشی های دسترسی مشروط، گزارش های امنیتی دقیق و یکپارچه، احراز هویت چند عاملی و امنیت کلی Azure است.

نتیجه گیری

Microsoft 365 ابزار قدرتمندی است که می تواند طیف وسیعی از مزایای را برای مشتریان سازمانی فراهم کند، از جمله بهره وری بهبود یافته، افزایش همکاری، صرفه جویی در هزینه و موارد دیگر. اگر قصد دارید از آفیس 365 برای کسب و کار خود استفاده کنید، داشتن این مزایا در هنگام تصمیم گیری ارزشمند است.

برای اطمینان از اورجینال بودن لایسنس و مناسب ترین قیمت ها، لایسنس آفیس 365 را از باماسافت خریداری نمایید.

ممنون که تا انتهای مقاله مزایای مایکروسافت 365 برای سازمان ها، همراه ما بودید. لطفاً سؤالات و نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها، باما در میان بگذارید.