4 ویژگی جدید آفیس 365 (مایکروسافت 365) در سال 2022؛ از Viva Goals تا دیفندر

یکی از ویژگی های کار تیمی این است که افراد با یکدیگر در ارتباط قرار میگیرند. زمانی که همه در یک محیط کار میکنند، این ارتباط قوی تر است و همه افراد احساس راحتی دارند. مایکروسافت سعی کرده است در پروژه هایی که افراد در کنار یکدیگر نیستند، با ارائه ویژگی های جدید در آفیس 365، این شکاف فیزیکی را پر کند تا کارمندان به یکدیگر نزدیک تر باشند.

ما در این ماه، اخبار هیجان انگیز زیادی در مایکروسافت، دریافت کرده ایم؛ از جمله پیش نمایش خصوصی Microsoft Viva Goals (مایکروسافت ویوا گلز). Viva Goals یک ماژول جدید است که به سازمان ها کمک می کند تا اهداف قابل اندازه گیری را تعیین کنند و به کارمندان، این توانایی را می دهد تا در طول مسیر، پیشرفت ها را ثبت و پیگیری کنند.

مایکروسافت همچنین ویژگی‌های جدیدی در لایسنس آفیس 365 (مایکروسافت 365) اضافه کرده است که توانایی شما را برای ارائه کنفرانس ها و تصاویر بهبود می‌بخشد، و ویژگی های امنیتی را برای کسب‌وکارهای کوچک افزایش می‌دهد.

در ادامه برخی از ویژگی های جدید آفیس 365 را معرفی و بررسی می کنیم.

آیا آماده‌اید تفاوتی ملموس در روند کاری خود را تجربه کنید؟ با خرید لایسنس آفیس 365 ، به دنیایی از امکانات نوین و همکاری بهتر وارد خواهید شد. به تغییرات خوش‌آمد بگویید و با ما همراه شوید.

آنچه در این مطلب خواهید آموخت (نمایش سرفصل ها)

1. با Viva Goals هوشمندتر کار کنید

مایکروسافت در اکتبر 2021، شرکت Ally.io – که پیشرو در اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) است – را خرید تا به انقلابی در نحوه استفاده سازمان‌ها، از فناوری برای ایجاد ارتباط عمیق‌تر با کار، هدف و نتایج کمک کند. این راه حل در این ماه از طریق Viva Goals، که جدیدترین ویژگی اضافه شده به مجموعه Viva می باشد، قابل استفاده است.

Viva Goals، تیم‌های شما را با اولویت‌های استراتژیک سازمانتان هماهنگ می‌کند و کارمندان را قادر می‌سازد بر روی کار و نتایجی که مهم‌تر هستند، تمرکز کنند. Viva Goals از طریق داشبوردهای سفارشی‌شده و پیوندهای سریع باعث می شود بررسی پیشرفت و اشتراک‌گذاری نتایج آسان تر شود.

2. آوردن داستان سرایی پویا به جریان کار

همیشه توانایی برقراری ارتباط واضح و دقیق همکاران با داستان شما، بخش مهمی از کسب و کار بوده است و اهمیت این موضوع، با زیاد شدن کارهای تیمی، افزایش یافته است. اکنون برای اکثر کارمندانی که نیاز به ارتباط با مخاطبین در جاهای مختلف دارند، توانایی برقراری ارتباط واضح و درست در رسانه های اجتماعی – از ایمیل ها و ارائه ها گرفته تا تصاویر گرافیکی – یک مهارت حیاتی است.

مایکروسافت انتقال پیام های شما را با برقراری ارتباطی عمیق تر و ارائه امکانات بصری، از طریق به‌روزرسانی‌های نرم افزارهای Visio و PowerPoint آسان تر می کند.

مایکروسافت قالب‌های جدیدی را در Visio برای وب معرفی کرده‌است که به شما کمک کند تا با سرعت بیشتری، جدول‌های زمانی بصری را برای نقشه‌های راه‌اندازی محصول، عرضه در بازار، برنامه‌های بازاریابی، و اهداف سالانه ایجاد کنید.

همچنین شما می‌توانید از فهرست در حال گسترش کسب‌وکارهای محبوب، مانند Porter’s Five Forces، PESTLE Analysis، 5 Whys و four Ps of marketing انتخاب کنید. ما نمودارها و الگوهای خاص صنعت را برای کمک به ایجاد تصاویر ساده اما قدرتمند ارائه می دهیم.

بخش مهمی از ارتباطات این است که بتوانیم داستانی قانع‌کننده که ریشه در داده‌ها دارد، بگوییم. هیچ ابزار داستان سرایی بهتر از پاورپوینت وجود ندارد. با ویژگی Storytelling، ادغام Microsoft Power BI و PowerPoint، گزارش‌های زنده و تعاملی را در اسلایدها فعال می‌کنیم.

اکنون کاربران پاورپوینت می توانند صفحات گزارش زنده را بدون از دست دادن تعامل داده ها، به اسلایدهای پاورپوینت، حتی هنگام ارائه کنفرانس خود نیز اضافه کنند.

یک بهبود جدید در presenter mode ایجاد شده است که به ارائه‌دهنده این امکان را می‌دهد تا مکان نمایش خود را در اسلاید انتخاب کند. همچنین امکان تغییر اندازه فید ویدیوی خود را داشته باشد در حالی که به طور خودکار اندازه محتوا را متناسب با آن تنظیم می کند.

3. تمرکز و سازماندهی کار، از هر کجا

امروزه ارتباط دیجیتالی بخش مهمی از کار است اما چالش‌های خاص خود را نیز ایجاد می‌کند مانند مدیریت اطلاعات ورودی و درخواست‌ها در پلتفرم‌ها، دستکاری در ضرب‌الاجل‌های رقابتی، مدیریت جریان‌های یادآوری و پنجره‌های بازشو. همه اینها می تواند انجام کارها را به مراتب سخت تر کند. شرکت مایکروسافت با به‌روزرسانی‌ Microsoft Teams، فهرست‌ها و فرم‌ها، به ساده‌سازی فرآیندها و به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها کمک می کند.

اکنون مایکروسافت یک کشوی اعلان در Teams، اضافه کرده است که در بالای صفحه شما برای پیام های درون جلسه ظاهر می شود. این به شما این امکان را می دهد که فقط با یک ضربه، تمام اعلان های موجود در پیش نمایش را جمع و پاک کنید.

اکنون نرم افزار Microsoft Lists for Android در Google Play store برای مشتریان تجاری مایکروسافت 365 در دسترس است. با این برنامه جدید موبایل، می‌توانید برخی کارها را بهتر انجام دهید، مانند: در هر زمان و هر مکان به فهرست‌های خود، دسترسی داشته باشید؛ رویدادها را مدیریت کنید؛ مسائل و دارایی‌ها را ردیابی کنید؛ به ورود کارکنان جدید کمک کنید و در موجودی‌ها با همکاران خود هماهنگ باشید.
می توانید همه را از طریق دسترسی در حال حرکت (access on the go)، اشتراک‌گذاری آسان و گرفتن عکس سریع با آخرین اطلاعات با استفاده از Microsoft Lists در ارتباط نگه دارید.

مایکروسافت دو ویژگی جدید را در Microsoft Forms معرفی کرده است. اولین مورد، تجربه بین دستگاهی (cross-device experience) است که قابلیت های کامل Microsoft Forms را به دستگاه های تلفن همراه می آورد. دومین تجربه، شروع برای کاربران جدید است که شامل یک سری قالب است که می تواند در محل کار، مدرسه و زندگی استفاده شود.

4. آوردن امنیت به مشاغل کوچک و متوسط

کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMB) با تهدیدات سایبری فزاینده‌ای، مواجه هستند و بسیاری از آنها منابع لازم برای ایمن نگه داشتن اطلاعات خود را ندارند. در 1 مارس 2022، شرکت مایکروسافت ویژگی Microsoft Defender for Business را به طور کامل در محصول Microsoft 365 Business Premium قرار داد. این راه حل جامع امنیتی مایکروسافت، برای مشاغل با حداکثر 300 کارمند مناسب است.

همچنین اکنون مایکروسافت Defender for Business را به‌صورت مستقل نیز ارائه می دهد و به سازمان‌ها، ویژگی های حفاظت چند لایه (multi-layer protection)، شناسایی (detection) و پاسخ (response) را ارائه می‌دهد.

Microsoft Defender for Business شامل پنج مرحله چارچوب امنیت سایبری یعنی شناسایی، محافظت، شناسایی، پاسخ و بازیابی برای محافظت در برابر تهدیدات شناخته شده و ناشناخته است.