مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint)؛ تعریف، مزایا، کارایی و ویژگی های جدید و غیره

گاهی می بینیم که برخی از افرادی که در زمینه فناوری هستند، تاکنون حتی نام مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) را نشنیده اند. ما در این مقاله به معرفی اصول آن می پردازیم. در زیر برخی از اساسی ترین پرسش و پاسخ هایی که در مورد SharePoint، هدف و قابلیت های آن دریافت می کنیم، آورده شده است. امیدواریم این موارد برای شما مفید باشد.

مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) چیست؟

شیرپوینت، یک سیستم همکاری مبتنی بر وب‌سایت است که از برنامه‌های workflow، list” databases” و سایر بخش‌های وب و ویژگی‌های امنیتی برای توانمندسازی تیم‌های تجاری در همکاری با یکدیگر استفاده می‌کند. همچنین شیرپوینت به شرکتی که از این پلتفرم استفاده می کند، توانایی کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار در واحدهای تجاری را می دهد.

شیرپوینت آنلاین چیست؟

نسخه Microsoft Cloud SharePoint یا همان شیرپوینت آنلاین، دارای بسیاری از قابلیت های یکپارچه سازی اضافی با سایر برنامه های تحت Cloud است. از نظر عملکرد نیز با بسیاری از برنامه های مایکروسافت مانند آفیس 365 نیز همگام سازی شده است.

مزایای استفاده از SharePoint چیست؟

SharePoint سبب افزایش بهره وری برای کارکنان در تمام بخش های کوچک و بزرگ می شود. ویژگی‌های مایکروسافت شیرپوینت حول یک تجربه همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت است که اشتراک‌گذاری ایمن، مدیریت محتوا و ویژگی‌های همکاری گردش کار را در میان تمام افراد سازمان ممکن می‌سازد.

نگهداری SharePoint برای یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب سایت، آسان است. همچنین بسیار قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر است. راه‌های مختلفی در آن وجود دارد که کسب‌وکارها از این پلتفرم برای افزایش بهره‌وری و بازگشت سرمایه خود، استفاده می‌کنند.

آفیس 365 بهترین انتخاب برای افراد و تیم‌های کاری است. برای خریدلایسنس آفیس 365 ، کلیک کنید.

SharePoint برای چه مواردی استفاده می شود؟

شیرپوینت در 17 سال گذشته در افزایش راندمان کاری در 500 شرکت ثروتمند دنیا به عنوان یک پلتفرم “اینترانت” که شامل همه بخش های تجاری سازمان شده، به صورت یکپارچه عمل کرده است. بسیاری از ویژگی‌های این پلتفرم، کار افراد را در پروژه‌های موقت و ایجاد فرایندهای تجاری استاندارد برای اشتراک‌گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ثبت داده‌ها بسیار آسان‌تر می‌کند.

ویژگی‌هایی مانند کنترل‌های امنیتی، تألیف مشترک، نسخه‌سازی و ادغام با Exchange (برنامه‌های ایمیل Outlook) به کاربران تجاری این امکان را می‌دهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند و یکپارچگی کاری را حفظ کنند. شیرپوینت شامل ویژگی های زیر است:

• نیازمند گرفتن تأییده قبل از مشاهده اسناد
• “امکان بررسی اسناد” برای جلوگیری از هر گونه نگارش یا ویرایش بر روی آنها
• دریافت اعلان هنگام بارگذاری اسناد یا ویرایش آنها
• ایجاد گردش کار را با استفاده از منطق if/then برای اتومات کردن اقداماتی مانند انتقال یا ارسال اسناد و ضبط اطلاعات

همه این ویژگی‌ها، بهره‌وری کاربران تجاری را افزایش می‌دهند. اما چیزی که شیرپوینت را بهتر از هر سیستم‌ همکاری دیگری می کند، نمایش اطلاعات درباره این که چه اطلاعات یا اسنادی و به چه دلیل ذخیره می‌شوند، است.

در شیرپوینت بسیار آسان است که به «فراداده» یا اطلاعات مربوط به داده ها (مانند زمان اصلاح شده، ایجاد شده توسط، و غیره، یا «برچسب ها» سفارشی روی اسناد یا موارد) به آسانی دسترسی داشته باشید تا کارکنان بهتر بتوانند دلیل وجود یک سند را درک کنند.

شیرپوینت حتی به کاربران این اجازه را می‌دهد تا پایگاه‌های داده سفارشی را در قالبی با کاربری آسان ایجاد کنند و هزاران قطعه اطلاعاتی را که می‌توانند در گردش‌های کاری ذکر شده قبلی یا سایر فرآیندهای تجاری ادغام شوند، ثبت کنند.

برنامه مایکروسافت شیرپوینت چیست؟

برنامه‌ها در Microsoft SharePoint ادغام‌هایی هستند که ویژگی‌هایی را به فضاهای استاندارد همکاری در پلتفرم، اضافه می‌کنند. برخی از برنامه ها خارج از جعبه هستند و به همراه پلتفرم ارائه می شوند، اما بسیاری از برنامه های دیگر وجود دارند که ویژگی ها و گزینه هایی را اضافه می کنند که با پلتفرم معمولی شیرپوینت ارائه نمی شوند.

این ها می‌توانند هر چیزی باشند؛ از کتابخانه‌ای که کاربران می‌توانند اسناد و فایل‌ها را در آن ذخیره کنند و به اشتراک بگذارند گرفته تا افزونه‌های تقویم و برنامه‌های گردش کار قدرتمندی مانند Nintex که بسیاری از اقدامات منطقی قابل تکرار را در شیرپوینت، به راحتی امکان‌پذیر می‌کنند.

مایکروسافت شیر پوینت چه تأثیری بر همکاری افراد دارد؟

مایکروسافت شیرپوینت فضایی مبتنی بر وب را فراهم می کند که در آن کاربران می توانند سندی را بارگذاری کنند تا فوراً با سایر افرادی که نیاز به دیدن آن دارند، به اشتراک گذاشته شود. همچنین آنها می‌توانند فضای ذخیره‌سازی شخصی OneDrive خود را داشته باشند که در آن هیچ‌کس نمی‌تواند سند یا فایلی را که آپلود می‌کنند، ببیند تا زمانی که آن سند را با سایر کاربران «اشتراک‌گذاری» کند یا اجازه دسترسی به آن سند را بدهد.

ویژگی‌های تأیید و گردش کاری که در بالا ذکر شد، می‌توانند نحوه اشتراک‌گذاری اسناد و نحوه کار کارکنان بر روی اطلاعات، در سازمان خود را کنترل کنند.

لینک های اسناد به اشتراک گذاشته شده یا فضاهای همکاری نیز می توانند به راحتی از طریق ایمیل ارسال شوند و به کاربران این امکان را می دهد که دقیقاً به همان چیزی که می خواهند ببینند، هدایت شوند.

سازمان ها اغلب از SharePoint برای انتشار اطلاعات کل شرکت مانند اسناد منابع انسانی، اطلاعیه ها و یادداشت ها استفاده می کنند.

چگونه می توان از مایکروسافت شیرپوینت برای مدیریت محتوا استفاده کرد؟

شیرپوینت راه‌های زیادی را برای افزودن ابرداده ها (Metadata) به فایل‌ها برای مرتب‌سازی، سازمان‌دهی و پیگیری محتوای متعلق به کسب‌وکارها فعال می‌کند. مهم تر از آن است که شیرپوینت به عنوان یک پلت فرم، می‌تواند برچسب‌ها را بر روی محتوا تحمیل کند؛ زیرا کاربران تجاری آن‌ها را در فضاهای همکاری آپلود می‌کنند. همچنین آنها می توانند کاربران نهایی را وادار کنند که فراداده هایی درباره اسناد به عنوان بخشی از این فرآیند ارائه دهند.

هنگامی که محتوا و ابرداده در پلتفرم قرار گرفت، مایکروسافت شیرپوینت به سازمان‌ها این قدرت را می‌دهد تا ابزارهای گردش کار را به صورت خودکار انجام دهند:

• فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط کاربران نهایی
• ابزارهای چرخه عمر محتوا برای فعال کردن وضعیت سوابق
• دور ریختن اطلاعات بر اساس سیاست های تجاری

اکثر شرکت های Fortune 500 بیش از یک دهه است که بر پلتفرم شیرپوینت تکیه کرده اند و شیرپوینت و اکوسیستم یک صنعت چند میلیارد دلاری است. با قابلیت‌های جدید SharePoint Online به عنوان بخشی از مایکروسافت 365 و همچنین اتصال به سرویس‌هایی مانند Flow ،Office 365 Groups ،Microsoft Teams و سرویس‌های مبتنی بر شیر پوینت باعث شده است که Microsoft SharePoint به طور فزاینده‌ای در همه بخش‌های صنعت نفوذ کند.

SharePoint Farm چیست؟

اگر به طور ساده بخواهیم بگوییم، SharePoint Farm یا مزرعه شیرپوینت مجموعه ای از سرورهایی است که با هم کار می کنند تا SharePoint roles را پر کنند تا شیرپوینت کار کند. اگر با این اصطلاح آشنا نیستید، roles (نقش ها) را به عنوان مشاغل مختلف در نظر بگیرید که هر کدام به مهارت های خاصی نیاز دارند. هنگامی که آماده راه اندازی شیرپوینت هستید، هر سرور را در مزرعه خود برای انجام یک یا چند نقش، پیکربندی می کنید.

یک تشبیه مناسب برای نقش‌ها (Roles) این است که تیمی با هم برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می‌کنند، مانند: خدمه رستوران.
در یک رستوران، شما شخصی به نام میزبان را دارید که مشتری ها را به سمت صندلی ها راهنمایی می کنند، گارسونی که سفارش مشتری را می گیرد و در نهایت غذای آن ها را برایشان می آورد و کارکنان آشپزخانه که غذا را آماده می کنند. حال اگر میزبان را حذف کنید، مشتری هرگز به صندلی نمی رسد. گارسون را از دست بدهید، مشتری هرگز نمی‌تواند سفارش بدهد، غذا بخورد یا حتی یک لیوان آب دریافت کند.

شما ایده را دریافت می کنید. البته، یک نفر می‌تواند همه این نقش‌ها را ایفا کند. مثل یک کافی‌شاپ کوچک که در آن شخصی که پشت پیشخوان سفارش شما را می‌گیرد، به شما می‌گوید هر جا می خواهید بنشینید و سپس شیرینی‌تان را برایتان می‌آورد. این فقط در صورتی کار می کند که آنجا پر از مشتری نباشد؛ زیرا آن یک نفر به سرعت خسته می شود و توانایی پاسخگویی به افراد زیاد را ندارد. سرورهای مزرعه شما نیز به همین ترتیب کار می کنند. جایی که یک سرور می تواند همه نقش ها را بازی کند یا می توانید نقش ها را در چندین سرور برای عملکرد بهتر، پخش کنید.

ویژگی های جدید مایکروسافت شیرپوینت 2019

در محیط کار مدرن امروزی، کارکنان انتظارات بالایی دارند و خواستار آخرین ویژگی های همکاری هستند. مایکروسافت شیرپوینت 2019 با ارائه صفحات Microsoft Teams، سایتی پیشرفته و همچنین ارسال پیام و به اشتراک گذاری اطلاعات با هم تیمی ها، آسان تر از همیشه به نیاز کارکنان پاسخ می دهد.

صفحات با بخش‌های Modern Web کار می‌کنند و به کاربران این امکان را می‌دهند که به راحتی صفحه خود را با جاسازی ویدیوها، ترکیب فید از Yammer، افزودن اسناد و تصاویر سفارشی کنند.

فهرست‌ها و کتابخانه‌ها با تعامل سریع‌تر، مدیریت آسان ستون‌ها، نمایشگرهای بهتر برای مرورگرهای تلفن همراه و بینش‌های آموزنده، ظاهری مدرن دارند. آن ها همچنین به طور هیجان انگیزی، می توانند آنچه را که برای کاربر مهم است محاسبه و هایلایت کنند. به عنوان مثال، اگر فهرستی را در کل بازار آدرس پذیر مناطق مختلف جمع آوری می کنید، ممکن است فهرست نقاط پرت را در بالا و پایین با رنگ های مختلف هایلایت کند.

همچنین برخی از ابزارهای ارتباطی جالب جدید مانند سایت های اخبار و ارتباطات تیم وجود دارد. سایت‌های ارتباطی مکانی برای اشتراک‌گذاری اخبار، نمایش یک داستان یا پخش پیام برای افراد دیگر هستند. کاربران می توانند به راحتی از SharePoint Home سایت های ارتباطی را بدون نیاز به تماس با IT برای خود ایجاد کنند.

البته اجازه دادن به همه کاربران، برای ایجاد آسان سایت‌ها به صورت غیرقانونی نیز می‌تواند باعث ایجاد مشکلات گسترده شود. ادمین ها می خواهند با دقت بسیار، نحوه استقرار این ویژگی را در نظر بگیرند و ابزارهای شخص ثالث مانند Automation Governance AvePoint را بررسی کنند که می تواند به آنها کمک کند تا کنترل خود را حفظ کنند و در عین حال به کاربران خود، قدرت دهند.

برای مثال، AvePoint از این ویژگی برای سایت مرکزی GTM خود استفاده می‌کند؛ جایی که ما تمام وثیقه‌هایی را که تیم‌های فروش ما برای برقراری ارتباط مؤثر و مشاوره با مشتریان نیاز دارند، ادغام کرده‌ایم. این فروشگاه به خوبی طراحی شده و دارای ویژگی هایی مانند: وبلاگ انتشار محصول داخلی، تقویم رویدادها، کتابخانه تحقیقات بازار و موارد دیگر است.

AvePoint می تواند به راحتی آخرین وبلاگ ها یا محتوای به روز شده را در اخبار سایت قرار دهد؛ بنابراین تیم فروش ما همیشه به روز است.

اکنون اشتراک‌گذاری اسناد و پیوندها با هم تیمی‌ها و مخاطبین درون سازمانتان آسان‌تر از همیشه است.

تجربه کارآمد در تلفن همراه و دسکتاپ

شاید بدیهی به نظر برسد که بگوییم توانمندسازی کارگران سیار بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است، اما این روند تنها در چند سال گذشته افزایش یافته است. کاربران می توانند به لطف بهبود تجربه برنامه موبایل شیرپوینت با شیرپوینت سرور 2019، به راحتی به اینترانت سازمان دسترسی داشته باشند.

همچنین کلاینت‌های همگام‌سازی بهبود یافته‌ای برای OneDrive for Business وجود دارد که به کاربران اطمینان می‌دهد می‌توانند از هر کجا و در هر دستگاهی به اسناد مورد نیاز خود، دسترسی داشته باشند. این راه‌حل‌هایی را برای سازمان‌ها برای همگام‌سازی فایل‌ها از Office 365 و SharePoint on-premises با لپ‌تاپ باز می‌کند و همکاری را برای کارکنان اداری و سیار به سطح بعدی سوق می‌دهد.

فرصت های گسترده برای سفارشی سازی

یکی از چیزهایی که ما از دیدن آن بسیار هیجان زده هستیم و انتظار داریم که اکثر مشتریان نیز از دیدن آن هیجان زده شوند، سفارشی سازی گسترده موجود در SharePoint Server 2019 است.

پلتفرم جدید می‌تواند با PowerApps و Flow یکپارچه شود؛ بنابراین ایجاد گردش‌های کاری سفارشی و افزودن راه‌حل‌های جدید به محیط، کار دشواری است (توجه: لایسنس PowerApps و PowerPlatform، برای این عملکرد مورد نیاز است).

Flow و PowerApps به کاربران نهایی این امکان را می‌دهد تا در صورت نیاز سفارشی‌سازی‌ها را پیاده‌سازی کنند؛ در حالی که قبلاً باید یک بلیط ارسال می‌کردند و منتظر می‌ماندند تا سفارشی‌سازی کدگذاری شود.
به عنوان مثال: با Flow و PowerApps می‌توانید با استفاده از point-and-click app design که از لیست‌ها و کتابخانه‌های مدرن در شیرپوینت استفاده می‌کند، یک تأیید هزینه ایجاد کنید. همچنین می توانید آن را به راحتی در وب، iOS، اندروید و ویندوز 10 منتشر کنید.

برای خرید ویندوز 10 اورجینال با بهترین قیمت و خدمات پشتیبانی مناسب کلیک کنید.

مدیران مایکروسافت شیرپوینت از شنیدن این که این ادغام جدید، گزینه ای عالی برای تبدیل فرم های InfoPath موجود به محیطی مدرن تر است، هیجان زده خواهند شد. این به شما این امکان را می دهد تا برای استهلاک اجتناب ناپذیر InfoPath آماده شوید.

کافی است Microsoft on-premises data gateway را برای استفاده از Flow و PowerApps برای استقرار SharePoint 2019 خود مستقر کنید و اگر این به اندازه کافی هیجان انگیز نیست، می توانید از این gateway برای تقویت FileShares، SQL و سایر منابع داده خود با قابلیت های مدرن ارائه شده از Cloud استفاده کنید. اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استقرار دروازه داده داخلی را می توانید در اینجا بیابید: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem

علاوه بر این، ممکن است مشتریانی که از نسخه‌های قدیمی شیرپوینت استفاده می‌کنند، متوجه شوند که برنامه‌هایی برای رسیدگی به هر راه‌حل کدگذاری سفارشی‌شده‌ای که سازمانشان به آن نیاز دارد، وجود دارد.

پیش از این، یک مدیر ممکن بود یک راه حل مبتنی بر کد را در شیرپوینت بسازد یا مستقر کند. اکنون، ادمین می‌تواند از افزودنی‌های SharePoint استفاده کند.

در نهایت، این بدان معناست که محیط شیرپوینت سفارشی‌سازی آسان‌تر، شلوغی کمتر و پایداری بیشتر هنگام نصب به‌روزرسانی‌ها خواهد داشت. با این حال، این نیاز به حذف Sandbox Solutions دارد تا توسعه دهندگان را با هر چارچوب SharePoint متمرکز بر آینده هماهنگ کند.

راه حل های هیبریدی پیشرفته

هنگامی که صحبت از استفاده از یک راه حل هیبریدی با شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) می شود، شیرپوینت سرور 2019 حتی ادغام بین این دو سیستم را یکپارچه تر می کند. به عنوان مثال، عملکرد جستجو در شیرپوینت سرور 2019 طرح‌بندی بهبود یافته‌ای دارد، با فیلترهای بصری و نتایج جستجوی بی‌درنگ در زمانی که کاربران درخواست خود را تایپ می‌کنند و نتایج برای پیمایش آسان‌تر، گروه‌بندی می‌شوند.

مایکروسافت شیرپوینت 2019 به ارائه ویژگی ترکیبی Taxonomy که درSharePoint 2016 Feature Pack 1 معرفی شده است، ادامه خواهد داد. این ویژگی به مدیران کمک می کند تا تنها یک فروشگاه فراداده مرکزی را برای استفاده در سراسر ابر و استقرار درون محل، نگهداری کنند.

سخن پایانی

به‌روزرسانی‌های فوق‌الذکر فقط با خرید SharePoint Server 2019 دردسترس قرار می گیرند. به عنوان مثال:

• فایل هایی تا حجم 15 گیگابایت قابل آپلود هستند.
• اکنون نام فایل‌ها می‌توانند شامل کاراکترهای ویژه «#» و «%» باشند و کل محدودیت کاراکتر URL مجاز آنها به 400 افزایش یافته است.
• کاربران ویژگی های new PDF viewer یا بهبود recycle bin را دوست خواهند داشت؛ زیرا آنها را قادر می سازد فایل های شخصی را که همکاران دیگر حذف کرده اند، بازیابی کنند.

برای اطمینان از اورجینال بودن لایسنس و مناسب ترین قیمت ها، لایسنس آفیس 365 را از باما سافت خریداری نمایید.

ممنون که تا انتهای مقاله مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) همراه ما بودید، لطفاً سؤالات و نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها، باما در میان بگذارید.