چگونه به هم ریختگی فضای ذخیره‌سازی ابری خود را مدیریت و پاکسازی کنیم؟

به لطف راحتی فضای ذخیره‌سازی ابری (Cloud Storage)، به آسانی می‌توان تمام فایل‌های خود را بدون لحظه‌ای تردید در داخل آن، قرار داد. اما خیلی زود، Google Drive، Dropbox، OneDrive یا سایر حساب‌های ذخیره‌سازی ابری شما، بدون داشتن استراتژی درست به یک آشفتگی و به هم ریختگی درهم و برهم تبدیل خواهند شد. بنابراین شما نیازمند به مدیریت و پاکسازی فضای ابری خود می شوید.

مراحل مدیریت و پاکسازی فضای ذخیره سازی ابری خود

می توانید برای مدیریت فضای ذخیره سازی ابری و راه‌اندازی ساده آن، از 5 مرحله زیر استفاده کنید:

1. فایل‌های بزرگ و غیر ضروری را حذف کنید
2. تصمیم بگیرید که چه فایل‌هایی در کدام سرویس، قرار بگیرند
3. برای پوشه‌هایی که می‌سازید، نام مشخصی تعریف کنید
4. فایل‌ها را به پوشه‌های درست منتقل کنید و نام آنها را تغییر دهید
5. ستاره دار کردن یا اضافه کردن میانبر به پوشه‌های کلیدی

که در ادامه هر یک از این روش ها را به صورت کامل تر، توضیح خواهیم داد.

1_ فایل‌های بزرگ و غیر ضروری را حذف کنید

قبل از اینکه فایل‌ها را جابه‌جا کنید، بد نیست که ابتدا از شر فایل‌هایی که دیگر نیازی به آنها ندارید، خلاص شوید. اولین گام برای تمیز نگه داشتن فضای ذخیره سازی ابری، حذف فایل‌هایی است که دیگر به آنها نیاز ندارید.

یک راه آسان برای شناسایی فایل‌های بزرگ، استفاده کردن از یک مدیریت فضای دیسک است؛ البته این در صورتی است که همه فایل های ابری را با رایانه خود، همگام‌سازی کرده باشید. برنامه TreeSize Free در سیستم عامل ویندوز، انتخاب بسیار خوبی است. اگر از مک استفاده می کنید، برنامه OmniDiskSweeper، یک گزینه عالی و رایگان است.

با استفاده از این برنامه‌ها، شما می توانید پوشه ذخیره‌سازی ابری خود را انتخاب کنید. در اینجا فایل‌های شما از بزرگ‌ به کوچک‌، مرتب‌سازی شده‌اند. اگر به ویدیوهای قدیمی‌ای برخوردید که دیگر نیازی به همگام سازی آن‌ها ندارید، یا فایل‌هایی را دانلود کرده‌اید که نمی‌دانستید در فضای ابری هستند؛ آن ها را حذف کنید یا در صورت لزوم از فضای ذخیره‌سازی ابری خارج کنید.

اگر همه فایل‌های ابری خود را روی دسک‌تاپ خود همگام‌سازی نکرده‌اید، اشکالی ندارد؛ چون اکثر ابزارهای ذخیره‌سازی ابری به شما این امکان را می‌دهند در برنامه‌های وب خود بر اساس اندازه، مرتب‌سازی کنید. یکی دیگر از مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت فضای ابری، نشان دادن میزان استفاده از فضای ذخیره سازی شما است که معمولاً فایل های بزرگ را نیز برجسته نشان می‌دهد.

2_ تصمیم بگیرید که چه فایل‌هایی در کدام سرویس، قرار بگیرند

اگر نیازی به نگهداری فایل‌های زیادی در فضای ذخیره‌سازی ابری ندارید یا یک سرویس خاص را خریداری کرده‌اید؛ پس نیازی به این مرحله ندارید و از آن صرف نظر کنید.

در غیر این صورت، در این مرحله باید به سازماندهی فایل‌های خود در سرویس‌ها، فکر کنید. با ثبت نام چندین سرویس ذخیره سازی ابری رایگان، نه تنها فضای بیشتری دریافت خواهید کرد؛ بلکه یک راه آسان برای تقسیم فایل‌ها نیز خواهید داشت. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید عکس‌ها را در وان درایو (OneDrive)، اسناد را در دراپ باکس (Dropbox) و ویدیوها را در گوگل درایو (Google Drive) نگه دارید.

نصب چندین برنامه برای مدیریت این فایل‌ها، مشکلی ندارد و می‌توانید بسته به آنچه که نیاز دارید، تصمیم بگیرید که در کجا جستجو کنید. همچنین این کار به جلوگیری از زیاد شدن محتوای ذخیره شده شما در هر سرویس، کمک می کند.

3_ برای پوشه‌هایی که می‌سازید، نام مشخصی تعریف کنید

درست مانند زمانی که فایل‌های رایانه‌تان را مدیریت می‌کنید، ساخت سیستمی از پوشه‌ها که که کار را برای شما راحت‌تر کنند، گامی مهم در فرآیند پاکسازی فضای ذخیره‌سازی ابری است. به لطف گستردگی توابع جستجو، می‌توانید هر آنچه را که نیاز دارید، جستجو و پیدا کنید اما برای عدم شلوغ کاری در فضای ابری، بهتر است که مدیریت پوشه های خود را به درستی انجام دهید.

برای ارائه بهترین رویکرد برای خود، به این فکر کنید که چگونه به دنبال فایل‌ها می‌گردید و پوشه‌های خود را طوری بسازید که به راحتی بتوانید چیزی را که به دنبال آن هستید، پیدا کنید.

در اینجا چند مورد را که می‌توانید انجام دهید نشان می‌دهیم:

• اگر دانشجو هستید، برای هر سال تحصیلی یک پوشه و در داخل آن، یک پوشه جدید برای هر ترم ایجاد کنید. سپس در پوشه هر ترم می‌توانید یک پوشه برای هر کلاس درست کنید.
• اگر چندین نوع فایل را در یک سرویس ابری نگهداری می کنید، از پوشه های root برای هر نوع فایل (فیلم، عکس، اسناد، صدا)، شروع کنید. از این طریق، زیرپوشه‌هایی را ایجاد کنید که برای هر کدام منحصر به فرد باشد. برای مثال، می‌توانید صدا را بر اساس هنرمند، ویدیو بر اساس طول، عکس‌ها را بر اساس موضوع و اسناد را بر اساس تاریخ، سازماندهی کنید.
• سازماندهی بر اساس تاریخ و زمان یکی از بهترین و مؤثرترین روش‌ها است. برای هر سال یک پوشه ایجاد کنید، سپس برای ماه ها، پوشه های فرعی بسازید.

بعداً می‌توانید تنظیمات پوشه خود را تغییر دهید اما در حال حاضر مهم است تصمیم بگیرید که فایل‌های خود را در کجا قرار می‌دهید.

نکاتی در هنگام ایجاد پوشه ها

توجه داشته باشید که چه تعداد پوشه ایجاد می‌کنید. خیلی زیبا نیست که پوشه‌های زیاد همراه با فایل‌های کمی درون آن‌ها داشته باشید یا تعداد کمی پوشه با تعداد زیادی فایل در هر کدام، داشته باشید. همچنین ایجاد چندین پوشه درون هم نیز باعث سردرگمی شما می‌شود.

اینها کارهایی است که احتمالاً به مرور برای تنظیم و مرتب‌سازی پوشه‌های خود، انجام خواهید داد. برقراری تعادل را در ساخت پوشه‌های خود بکار ببرید. اگر پوشه‌ای هست که احتیاجی به آن ندارید، پاک کنید.

ایجاد یک پوشه به نام Old در داخل هر دایرکتوری که ممکن است بخواهید داده هایی را در آن آرشیو کنید، مفید است. هر چیزی که در آن پوشه قرار می گیرد هنوز در دسترس است اما نمای اصلی را به هم نمی ریزد.

4_ فایل‌ها را به پوشه‌های درست منتقل کنید و نام آنها را تغییر دهید

حالا نوبت بخش زمان بر، فرا می‌رسد؛ یعنی: مرور فایل‌های ابری موجود و انتخاب محل قرار دادن آنها. در این مرحله، همه چیز را در فضای ذخیره سازی ابری خود مرتب کنید و هر مورد را به محل جدید خود، منتقل کنید. اگر در مورد چیزی مطمئن نیستید، یک پوشه «در انتظار» ایجاد کنید و بعداً به سراغش بروید.

همچنین بهتر است مطمئن شوید که فایل‌های شما، دارای نام‌های واضح هستند. مطمئن شوید که فایل‌ها، حاوی کلماتی هستند که در هنگام جستجو استفاده می‌کنید و نام‌های پیش‌فرض را تغییر دهید. نام‌های عمومی مانند IMG-8275 در جستجو ظاهر نمی‌شوند و در حین جستجو نیز در میان فایل‌هایتان، برای شما معنایی ندارند. گذاشتن وقت خود برای تغییر نام، ارزشش را دارد.

اگر صدها یا هزاران فایل دارید، ممکن است مدتی طول بکشد؛ بنابراین از انجام دادن آن برای چند روز، نترسید.

5_ ستاره دار کردن یا اضافه کردن میانبر به پوشه‌های کلیدی

به احتمال زیاد، شما تنها با تعداد کمی پوشه به طور مداوم، کار می‌کنید. برای اینکه مجبور نباشید هر بار آن مسیر را طی کنید، می‌توانید آن‌ها را ستاره‌دار کنید یا یک میان‌بر برای دسترسی سریع، ایجاد کنید.

در صورت استفاده از وب‌سایت یا برنامه‌ برای استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری، ستاره‌گذاری فایل ها و پوشه ها، به شما این امکان را می‌دهد تا مهم‌ترین اطلاعات خود را در یک مکان ببینید. با ایجاد یک quick link یا همان پیوند سریع در فایل اکسپلورر (File Explorer) یا فایندر (Finder) رایانه خود، امکان رفتن سریع به داخل پوشه‌های ستاره‌گذاری شده خود را، فعال کنید.

با انجام این کار، تنها با چند کلیک می‌توانید به پوشه‌ها و فایل‌هایی که می‌خواهید، دسترسی پیدا کنید.

با برنامه‌ریزی درست فضای ابری خود را مدیریت کنید

با انجام این کارها و مدیریت فضای ابری خود، می‌توانید به آشفتگی که در فضای ذخیره‌سازی ابریتان بوجود آمده بود، پایان دهید. توجه داشته باشید؛ دوباره توده‌ای از فایل‌های نامرتب بر سرتان آوار نشود. به محض اینکه مورد جدیدی را اضافه کردید، مرتب‌سازی آن را به تعویق نیندازید تا دوباره بر روی هم، تلنبار شود.

برای اطمینان از اورجینال بودن لایسنس و مناسب ترین قیمت ها، لایسنس آفیس 365 را از باما سافت خریداری نمایید.

ممنون که تا انتهای مقاله مدیریت فضای ابری، همراه ما بودید. لطفاً سؤالات و نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها، باما در میان بگذارید.